Kaufmann/frau für Büromanagement

Es ist einer jener Berufe, ohne die in der Wirtschaft praktisch nichts läuft: der Kaufmann bzw. die Kauffrau für Büromanagement. Der neue Ausbildungsberuf fasst die bisherigen Berufe Bürokaufmann, Fachangestellter für Bürokommunikation und Kaufmann für Bürokommunikation zusammen.

In der dreijährigen Ausbildung spezialisiert man sich jeweils fünf Monate lang in zwei von zehn Wahlqualifikationen: Auftragssteuerung und -koordination; kaufmännische Steuerung und Kontrolle; kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen; Einkauf und Logistik; Marketing und Vertrieb; Personalwirtschaft; Assistenz und Sekretariat; Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement; Verwaltung und Recht sowie öffentliche Finanzwirtschaft. Diese Bausteine tragen den speziellen Bedürfnissen von Industrie, Handel, Dienstleistung, Handwerk und Öffentlichem Dienst Rechnung; entsprechend orientiert sich die Wahl am jeweiligen Ausbildungsbetrieb.

Die Organisation und Abwicklung aller im Büro anfallenden Aufgaben und Geschäftsprozesse ist das Metier des Kaufmanns für Büromanagement. Er kümmert sich um die Annahme und Bearbeitung von Aufträgen, beschafft Material, führt das Rechnungswesen, plant und überwacht Termine, ist aber auch für die Personalverwaltung zuständig und übernimmt Marketingaufgaben.

Der Kaufmann für Büromanagement muss fit sein in Textverarbeitung und Tabellenkalkulation, um Statistiken und Präsentationen zu erstellen und den Schriftverkehr zu erledigen – der heute zum großen Teil auf elektronischem Weg übermittelt wird. Gute Computerkenntnisse sind deshalb bei einer Bewerbung vorteilhaft, ebenso gute Englisch- und Mathematikkenntnisse. Besonders gefragte Eigenschaften sind Teamfähigkeit, Kommunikationsfreudigkeit, Engagement und die Bereitschaft, Verantwortung zu tragen.

Die Einsatzgebiete sind je nach Unternehmen vielfältig, von der Tätigkeit in der Telefonzentrale und dem Bearbeiten von Postein- und -ausgängen bis hin zur Sachbearbeitung in Buchhaltung, Personalverwaltung, Vertrieb und Marketing. Die allgemeine Verwaltung und die Kundenbetreuung gehören ebenfalls zu den Aufgabengebieten. Der Kaufmann für Büromanagement wirkt bei Verkaufsgesprächen mit und organisiert Dienstreisen, Tagungen und Seminare. Er erfasst Belege, führt Konten, stellt Kosten und Erträge betrieblicher Leistungen dar oder erfasst und kontrolliert Materialbestände.

Im Öffentlichen Dienst ist der Dienstleistungsgedanke besonders wichtig, denn hier geht es um den direkten Kontakt mit den Bürgerinnen und Bürgern. Der Kaufmann für Büromanagement hilft bei Verwaltungsangelegenheit und Anträgen, außerdem ist er beim Erstellen von Haushalts- und Wirtschaftsplänen beteiligt.

In der Berufsschule lernt man u.a., Büroprozesse zu gestalten und Arbeitsvorgänge zu organisieren, Kunden zu gewinnen und zu binden, Gesprächssituationen zu gestalten, personalwirtschaftliche Aufgaben wahrzunehmen, Wertschöpfungsprozesse zu steuern und Geschäftsprozesse darzustellen. Offiziell genügt für eine Ausbildung zwar ein Hauptschulabschluss mit guten Kenntnissen in Rechtschreibung und Rechnen. Die Praxis aber zeigt, dass sich die meisten Firmen an Abiturienten oder Realschüler halten. Der Beruf ist auf Niveaustufe 4 des Deutschen und des Europäischen Qualifikationsrahmens eingeordnet. Weiterbilden kann man sich beispielsweise zum Bürofachwirt, Betriebswirt oder Bilanzbuchhalter oder bei entsprechenden Voraussetzungen ein Studium anschließen. Für eine Selbstständigkeit bietet sich beispielsweise ein Sekretariatsservice an.